Kategori : Ümraniye Kentli Servisi
Proje Durumu : Yaptıklarımız
Yapım Yılı : 2014
Mahalle Adı :
ÜMRANİYE KENTLİ SERVİSİ
Ümraniye Kentli Servisi, belediyemizin uluslararası standartlarda çağdaş belediyecilik anlayışı ile hizmet verme ve aynı zamanda vergi adaletsizliğini ve kaçakları önleyerek gelirleri artırma projesidir.
Yapılandırılan yazılım programı, belediye içerisinde oluşturulan özel ortam ve insan ilişkileri konusunda eğitilmiş uzman personel ile gerçekleştirilen bu proje ile hedeflenen maddi kaynakların artmasını sağlarken vatandaşımızın memnuniyetini de hedeflemektedir.
Konum itibarıyla vatandaş ile belediye arasına yerleşen, teknolojiyi çok iyi kullanan çalışanlarıyla Kentli Servisi aynı zamanda belediyenin vatandaşa bakan yüzünü de değiştirmekte, yeni bir vizyon kazandırmaktadır.
Bu uygulamalar; kurumların vizyonunu düzeltmekte, vatandaşa karşı daha duyarlı olunmasını sağlamakta, hizmetleri tek bir noktada toplamakta ve en önemlisi işlemleri ‘ölçülebilir’ hale getirmektedir. Dünyada birçok gelişmiş ülkede bu tür uygulamalara sıklıkla görülmektedir.
İş anlayışı: Yepyeni bir belediyecilik anlayışı ile vatandaşı güler yüzle karşılamak, işlemlerini zamanla yarışarak yapmak. Yakınlık ve akrabalık ilişkilerinin geçersiz olduğu bir çalışma anlayışı ile kim olursa olsun vatandaşı kayırmadan eşit şekilde profesyonel hizmet vermek.
Ortam: Projeyi oluşturan ortam özel sektör standartlarında hazırlanarak, vatandaşın rahat ve nezih bir ortamda karşılanması böylece ilişkilerin psikolojik olarak pozitif yönde geliştirilmesi gözetilmiştir.
Çalışanlar: Bu servis bir şef ve 8 personelden oluşmaktadır. Personel konusunda uzman, tek tip kıyafet giyen, iletişim ve müşteri ilişkileri konularında eğitim almış kişilerden oluşturulmuştur. Ekibin yaptığı işin hacmi kullandıkları programın performans ekranlarına yansımakta ve böylece performans takipleri gerçekleştirilmektedir. Ekip, güler yüzlü ve hızlı hizmet vererek Türkiye’de çağdaş belediyeciliğin öncülüğünü üstlenmişlerdir.
Vatandaşlar: Kentli Servisi’ne gelen vatandaşlar klasik belediyeciliğin dışında ve çok üstünde bir hizmet ile karşılaşmaktadırlar. ‘Bugün git, yarın gel’ mantığının tamamen yok edildiği bir hizmet anlayışı ile vatandaşın işleminin en kısa sürede tamamlanması ve sonuçlandırılması amaçlanmıştır. Vatandaşlar belediyenin çağdaş vizyonunu takdir etmekte ve memnuniyetlerini iletmektedirler.
Yöneticiler: Yöneticiler, yetkileri dahilinde sistemdeki tüm bilgilere ulaşabilmektedirler. Kentli Servisi’ne kaç vatandaşın işlem yaptırmaya geldiğini, ne kadar borç çıkarıldığını, ne kadarının ödendiğini ve hangi kişinin kaç işlem yaptığını görebilmektedirler.
Yazılım: Kullanılan yazılım programın temel özelliği olan ‘Bilginin bir yerden girilip yetki dahilinde her yerden kullanılması’ özelliği nedeniyle, Kentli Servisi tarafından güncellenen Kentli ve Taşınmaz kayıtları diğer birimler tarafından kullanılarak vatandaşın işlemi doğru ve hızlı bir şekilde sonuçlandırılmaktadır. Böylece, bilginin güncel ve tutarlı kalması sağlanmaktadır. Ayrıca program içerisindeki değişik raporlama teknikleri ile bu servisin yaptığı tüm işlemler analiz edilebilmekte, ölçümlenebilmekte ve sağladığı gelir artışı detay olarak raporlanabilmektedir.
İş akışı: Vatandaşın belediyeye geldiğinde karşılandığı yer olan kentli servisi, vatandaşın belediye içerisinde birçok bölümü dolaşmasını engelleyen ve işini kolaylaştıran bir yapı içerisinde pek çok işlemini gerçekleştirir, daha sonra yapacağı işlem hakkında bilgi vererek gerekli servise ya da vezneye yönlendirme yapar.
Yapılan İşlemler: Kentli Servisi belediyeye gelen vatandaşı karşılar, danışma da dahil olmak üzere birçok işlemini gerçekleştirir ve gerektiğinde ilgili birimlere yönlendirir. Yani hizmeti tek noktada toplar.
Belediyeye herhangi bir iş için (Ruhsat, izin, dilekçe vs..) gelen vatandaş, Kentli Servisi ekibi tarafından karşılanmakta, bilgileri kontrol edilmekte, güncellenmekte, detaylı mülkiyet, kullanıcı kontrolleri yapılmakta ve vatandaşın belediyeye olan borçlarını gösteren hesap ekstresi çıkarılmaktadır. Vatandaş süresi dolmuş borcunu belediyeye ödemeden başka serviste de hiçbir işlemini gerçekleştiremez.
Kentli Servisi tüm bu işlemleri yaparken, daha önce birimler arasındaki kopukluk veya bilgi tutarsızlığı nedeniyle oluşan gelir kayıplarını da önlemekte ve hiçbir saha çalışması yapmadan ciddi gelir artışı sağlayabilmektedir.
Kentli Servisi personelinin günlük olarak verdikleri raporlarda da tüm işlemler ayrıntılı şekilde yer almakta ve gün sonunda yöneticileri tarafından değerlendirilerek sisteme aktarılmaktadır.
Gelirler nasıl artırılıyor: Belediyenin denetim ekibi tarafından sahadan toplanan bilgiler ve çekilen resimler sisteme aktarılmaktadır. Bir anlamda taşınmaz envanteri oluşturulmaktadır. Sistemde bulunan haritalar ve bilgiler ile yeni bilgiler eşleştirilmekte, eşleşmeyen yani eksik veya yanlış görülen bilgilerin düzeltilmesi için vatandaş belediyeye davet edilmektedir. Belediyeye gelen vatandaşı karşılayan Kentli Servisi burada bilgileri belgelere göre güncellerken vatandaşın borçlarını da çıkarır ve vezneye yönlendirir. Borcunu ödemeyen veya belediyeye gelmeyen vatandaş için de saha ekibinin tespitlerinden yola çıkılarak ödeme emri oluşturularak kendisine ulaştırılır. Borçlarını ödemeyen vatandaş hakkında hukuki işlem başlatılır.
Projenin en büyük amacı vatandaşa verilen hizmet kalitesinin yükseltilmesiyle birlikte memnuniyetini maksimize etmek ancak aynı zamanda kaçakları da önleyerek vergi adaletsizliğinin önüne geçilmesini sağlamaktır. Böylece belediyemiz sınırları içerisinde yaşayan kişiler de vatandaş olmanın gereklerinin yerine getirilmesi konusunda bilinçleneceklerdir.
SONUÇLAR
1. Maliyetlerde düşüş:
Tahakkuk etmiş verginin toplanması ve gelen mükelleflerin bürokrasiden dolayı eksik beyanda bulunmasından kaynaklanan kayıplarımızın önlenmesinden dolayı , vergi toplama / tahakkukun tahsili noktasında ciddi bir maliyet azalması gerçekleşmiştir.
2. İşlem hızında artış:
Kentli Servisi çalışanlarının kullandıkları programlar teknolojik olarak en üst düzeyde olan bir kent bilgi sistemi (sadece otomasyon değil) programıdır. Tüm servislerin birbirleri ile haberleşebildikleri, kopuk kopuk çalışmayan ve tek veritabanı kullanan bir program olduğu için gelen mükellefin tüm birimlerle ilgili işlemlerinin hangi aşamada olduğu Kentli Servisi tarafından görülebilmektedir.
3. Belge ve bilgi sayısında azalma:
Herhangi bir işlem için belediyemize gelen bir vatandaşımız daha önceleri danışma-yazı işleri-gelir müdürlüğü-ruhsat servisleri arasında evrak tamamlamak adına gidip gelirken şu anda Kentli Servisi personelimiz tarafından ağırlanmakta ve tüm işlemlerinin başlangıcı yine bu noktada yapılmaktadır.
4. Bekleme süresinde azalma:
Belediyemize gelen vatandaşlarımızın işleri tek noktada çözüldüğü için ilk etapta vatandaş daha çok bekliyormuş gibi görünse de vatandaşın diğer servisler arasında dolaşma süresini düşecek olursanız rahatlıkla sürenin yarı yarıya azaldığını söyleyebiliriz. Ruhsat aşamasına geçiş önceden 1 saat sürerken (dilekçe alınışı, kayıt, sicil kontrolü, başvuru aşaması) şu anda yarım saatte tamamlanmaktadır. Bildiri işlemleri önceden yarım saatte tamamlanırken şu anda (sicil kontrolü, birleştirmeler, taşınmaz işlemleri dahil) en fazla 15 dakikada tamamlanmaktadır.
5. Hizmetten yararlananların sayısında artış:
Yapmış olduğumuz saha tespit çalışmaları sonucunda oluşturulan ve Kentli Servisi ne altlık teşkil eden grafik ve sözel bilgiler ile bina resimleri internet ortamında da yayımlanmaktadır. Birçok sorgulama da (hastaneler, eczaneler, kamu binaları, muhtarlıklar, vb.) yine internet üzerinden yaptırılabilir hale gelinmiştir. www.umraniye.bel.tr E-belediye uygulamaları ile vatandaşlar, belediye binasına gelmeden borç sorgulama, borç ödeme, ihaleleri takip etme, encümen ve meclis kararlarını takip etme gibi temel ihtiyaçlarını karşılayabilirler.
6. Hizmetten yararlananlar içinde memnuniyet belirtenlerin oranında artış:
Belediyemiz Kentli Servisi’ ne gelen birçok mükellef profesyonel yüzlerle karşılaştığından dolayı henüz ilk dakikada memnuniyetini dile getirmeye başlamaktadır. Mükelleflerimizin ciddiye alındıklarını görmek ayrıca hoşlarına gitmektedir.
7. Sadeleştirilen veya kısaltılan mevzuat (mevzuat adı ve eski-yeni karşılaştırması)
Bu projede; Belediye olarak mevcut kanun ve yönetmeliklerle çalıştığımızdan, mevzuattan çok iş süreçlerinin iyileştirilmesi yöntemi ile fayda üretebildik.
8. Çalışmanın genel değerlendirmesi.
Genel bir değerlendirme ile Kentli Servisi;
İşlem yaptırmak için gelen vatandaşlarımıza tek noktada çözüm sunmaktadır. Herhangi bir şekilde belediyemize vadesi geçmiş borcu olan mükelleflerimizin ruhsat ve gelirler servislerinde işlem yaptırmaları önlenmektedir. Sadece Kentli Servisi tarafından verilecek olan “BORCU YOKTUR” kaşeli doküman ile servisler işlemleri başlatmaktadır. Bu şekilde ciddi bir gelir artışı gerçekleştirilmektedir. Gelir kayıplarını minimuma indirebilmek için kentli-taşınmaz ilişkileri kurulmaktadır.
Daha önce bildirimde bulunmayan vatandaşlara beyana davet yazısı gönderilmektedir. Beyana davet yazısına istinaden belediyemize gelmeyen vatandaşlar için gerekli hukuki süreç (vergi ihbarnamesi, haciz varakası) başlatılmaktadır.