Dijital Arşivleme projesi  ile; Ümraniye Belediyemizin kuruluşundan günümüze kadar olan her bir imar dosyasının, milyonlarca evrağın  fiziksel arşivlemenin kaçınılmaz olarak yol açtığı belge kayıplarına ve aynı zamanda yangın gibi büyük felaketlere karşın riski ortadan kaldırmış olmakla birlikte dosyalar güvence altına alınarak, Belediyemizin tarihçesine sahip çıkılmaktadır.

Dijital Arşivleme projesi ; 2007 yılında başlatılarak, 2010 yılında projenin istenilen boyuta getirilmesi ile Ümraniye Belediyesinin İmar arşivinde bulunan, bağlı müdürlük ve şefliklerin, tüm evrak ve projeleri dijital arşiv bünyesine alınarak ve güncel verilerle  sistematik yenilikler kullanılarak etkili bir yönetim anlayışı içerisinde devam ettirilmektedir.

Dosyalar, İmar, Yapı Kontrol Müdürlüğü, Plan Proje Müdürlüğü, Kentsel Dönüşüm Müdürlüğü ve yeni eklenen Etüd Proje Müdürlüğü, Emlak İstimlak Müdürlüğü  olmak üzere 117.000 adet dosya ve 7.6 milyon sayfanın, kilometrelerce uzunluğa varan 82.400 adet A0 boyutunda projelerin orijinalini bozmadan, görüntü kalitesini yüksek tutarak, dijital ortama aktarılması ile aynı zamanda büyük bir kapasite gerektiren güncellenen her bir verinin işlem süresini takiben veri yönetiminde sağlanmaktadır.

Sisteme dahil olan Belediye çalışanlarının kendi kullanıcı bilgileriyle, bilgiye ihtiyacı olan herkese yetkisi dahilinde ilgili dosya hakkında istenilen bilgiler girilerek, evrakların sistemde kendi başlıkları altında toplanması kolaylığı ile zamanında bilgi verilebilmesi ve yönlendirebilmesi açısından çok büyük önem taşımaktadır.

Bu proje fiziksel arşiv projesinin tamamlanması ile dosyaları fiziksel olarak arşivden çıkarmaya gerek kalmaksızın, çalışanların kendi kullanıcı bilgileriyle vatandaşlara ilgili dosya hakkında sadece pafta, ada, parsel bilgileri girilerek, dosyalara hızlı ve güvenli bir şekilde ulaşılması ile,  günlerle ifade edilen cevaplamanın zamanı en aza indirgenerek saat ya da dakika içerisinde verilebilmektedir.

Dijital arşivleme projesi ve fiziksel arşivleme projesinin bir bütün olarak yapılanması sayesinde gölge dosya hazırlanması ile işlem akışının hızlandırılarak hem belediye çalışanına, hem de vatandaşın işlem adımlarında, hızlı ve doğru cevaplandırılmasına olanak sağlanmıştır.

Dijital arşivleme projesi öncesinde mahkemenin istediği dosyalardan fotokopi alınarak mahkemeye cevap verilmekteydi. Bu sistem sayesinde mahkemenin tarafımızdan istediği dosya içerisindeki evraklar ve projeler dakikalar içerisinde cd ortamına kaydedilerek gönderilmektedir.

Aynı zamanda dilekçe ile arşivden talep edilen dosyanın ilgili birimine iletilmesi ile başvuru sürecini takiben her birimin  aynı anda tek bir dosya üzerinden işlem yapması imkansızken dijital arşivleme sayesinde yetkili her bir birim dijital arşivleme sisteminde dosya hakkında inceleme yaparak hazırlanan yapılanmış gölge dosya işlemini ile hem çalışanın hem de vatandaşın dosyaya zamanında ulaşabilme yetisi, stressiz, güvenilir ve kolay bir iş akışı ortamı sağlayarak, iş süreç verimliliğini artırmaktadır.

İmar ve Şehircilik Müdürlüğümüzde kullanılan Dijital Arşivleme sistemi, dosyaların bütünüyle elektronik ortamda desteklenmesi ile Türkiye genelinde ilk olmakla birlikte, diğer Belediyeleri ve Kurumları işe teşvik etme, cesaretlendirme ve sistemin etkin bir şekilde kullanılmasına öncülük etme gibi konularda,  Belediyemize liderlik vasfı kazandırmıştır.

Esnek bir yapıya sahip olan Dijital Arşivleme Sistemi kullanıcısına ihtiyaç duyulan formata uygun olarak ve güncellenerek kaydedilen veriler doğrultusunda detaylı bilgilere ulaşılabilmesinde de kolaylık sağlamaktadır.

Dijital arşiv sisteminde birden fazla görüntüleyebilme ile incelenen gerekli her bir evrak ve projenin kullanıcısına sağladığı bu kolaylık ile dosyaların olumlu, olumsuz yönlerinin işlem tespiti yapılabilmektedir.

 

 

 

Esnek bir yapıya sahip olan Dijital Arşivleme Sistemi kullanıcısına ihtiyaç duyulan formata uygun olarak ve güncellenerek kaydedilen veriler doğrultusunda detaylı bilgilere ulaşılabilmesinde de kolaylık sağlamaktadır.

Dijital arşiv sisteminde birden fazla görüntüleyebilme ile incelenen gerekli her bir evrak ve projenin kullanıcısına sağladığı bu kolaylık ile dosyaların olumlu, olumsuz yönlerinin işlem tespiti yapılabilmektedir.

Bunun yanında sistemde bulunan dosyaların geçmiş dönemden, günümüze kadar olan güncel verileri analiz edilerek çalışmaların akışı da istatiksel olarak değerlendirilebilmektedir.

Dijital Arşivleme; zamanımızı, dosyaların bize ulaşmasını bekleyerek değil, dosyaların içeriklerini anında değerlendirerek, kullanabilmemiz açısından vazgeçilmez bir unsur olmuştur.

İmar ve Şehircilik Müdürlüğümüzde kullanılan Dijital Arşivleme sistemi Türkiye genelinde ilk olmakla birlikte, bu işin lideri olarak diğer belediyelere ve kurumlara referans olarak gösterilmektedir.

 

Bunun yanında sistemde bulunan dosyaların geçmiş dönemden, günümüze kadar olan güncel verileri analiz edilerek çalışmaların akışı da istatiksel olarak değerlendirilebilmektedir.

Dijital Arşivleme; zamanımızı, dosyaların bize ulaşmasını bekleyerek değil, dosyaların içeriklerini anında değerlendirerek, kullanabilmemiz açısından vazgeçilmez bir unsur olmuştur.

İmar ve Şehircilik Müdürlüğümüzde kullanılan Dijital Arşivleme sistemi Türkiye genelinde ilk olmakla birlikte, bu işin lideri olarak diğer belediyelere ve kurumlara referans olarak gösterilmektedir.