Kategori : Teknoloji & Strateji
Proje Durumu : Yapmakta Olduklarımız
Yapım Yılı : 2015
Mahalle Adı :
Dijital Arşivleme projesi ile Ümraniye Belediyemize ait milyonlarca evrakı fiziksel arşivlemenin kaçınılmaz olarak yol açacağı belge kayıplarına ve aynı zamanda yangın gibi büyük felaketlere karşın riski ortadan kaldırmış olmakla birlikte arşiv malzemeleri güvence altına alınarak, Belediyemizin tüm kayıtlarına sahip çıkılmaktadır.
Sisteme dâhil olan Belediye çalışanlarının kendi kullanıcı bilgileriyle, bilgiye ihtiyacı olan herkese yetkisi dâhilinde ilgili dosya hakkında istenilen bilgiler girilerek, evrakın sistemde kendi başlıkları altında toplanmasının sağlayacağı kolaylık, zamanında bilgi verilebilmesi ve yönlendirebilmesi açısından çok büyük önem taşımaktadır.
Aynı zamanda dilekçe ile arşivden talep edilen dosyanın ilgili birimine iletilmesi, veya başvuru sürecini takiben her birimin aynı anda tek bir dosya üzerinden işlem yapması imkânsızken dijital arşivleme sayesinde, yetkili her bir birim dijital arşivleme sisteminde dosya hakkında inceleme yaparak, hazırlanan yapılanmış gölge dosya işlemini ile hem çalışanın hem de ilgililerin dosyaya zamanında ulaşabilme yetisi, stressiz, güvenilir ve kolay bir iş akışı ortamı sağlayarak, iş süreç verimliliğini artırmaktadır.
Dijital arşiv projesinin tamamlanması ile dosyaları fiziksel olarak arşivden çıkarmaya gerek kalmaksızın, çalışanların kendi kullanıcı bilgileriyle vatandaşlara ilgili dosya hakkında sadece konu kısmında bulunan bilgileri girilerek, dosyalara hızlı ve güvenli bir şekilde ulaşılması sağlanacak, cevaplama zamanı en aza indirgenerek saat ya da dakika içerisinde bilgi verilebilecektir.
Bunun yanında sistemde bulunan dosyaların geçmiş dönemden, günümüze kadar olan güncel verileri analiz edilerek çalışmaların akışı da istatistiksel olarak değerlendirilebilmektedir.
Dijital Arşivleme yönetimi; zamanımızı, dosyaların bize ulaşmasını bekleyerek değil, dosyaların içeriklerini anında değerlendirerek, kullanabilmemiz açısından vazgeçilmez bir unsur olmuştur.
Bu yönetimle diğer faydaların yanında belgelerin fiziki kullanımından kaynaklanan yıpranmanın ve yok olmanın önüne geçilmesi, böylece belgelerin yok olmasından doğacak kurumsal sorumlulukların ve hak mahrumiyetlerinin önlenmesi amaçlanmaktadır.